Die E-Rechnung kommt: Das müssen Sie jetzt wissen!

E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025 – Was Verwalter jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 stehen Immobilienverwalter vor einer bedeutenden Veränderung in ihrem Arbeitsalltag: Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) wird im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen, die Dienstleistungen und Waren untereinander (Business-to-Business) anbieten. Für Verwalter, die sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) tätig sind, ist die Einhaltung dieser Vorschriften besonders wichtig. Die E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Digitalisierung vorantreiben und den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen soll.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist kein simples digitales Dokument, wie oft angenommen wird, sondern ein strukturiertes, maschinell verarbeitbares Format. Diese Form der Rechnungsstellung gewährleistet, dass Rechnungen automatisch und ohne zusätzliche Arbeitsschritte, wie Ausdrucken oder Scannen, verarbeitet werden können.

Zu den ab dem 1. Januar 2025 zulässigen Formaten zählen:

• XRechnung (XML): Ein ausschließlich auf XML basierendes Format, das für den Austausch von Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.

Beide Formate müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die die Struktur und den Inhalt elektronischer Rechnungen regelt. Die maschinelle Lesbarkeit ist dabei von zentraler Bedeutung, um die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen.

Gesetzliche Grundlagen und Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Es gibt jedoch einige wichtige Ausnahmen:

1. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV): Diese Rechnungen dürfen weiterhin in herkömmlichen Formaten versendet werden.

2. Steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG): Für Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wie z. B. die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken oder Leistungen von Wohnungseigentümergemeinschaften, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.

3. Fahrausweise (§ 34 UStDV): Diese müssen nicht in elektronischer Form ausgestellt werden.

   
   

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat zudem klargestellt, dass bestimmte Sonderfälle ebenfalls unter die neuen Vorschriften fallen, darunter:

• Rechnungen in Form von Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).

• Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG).

• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG).

• Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG).

• Reiseleistungen (§ 25 UStG) und Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen (§ 25a UStG).

  
  

Wichtig ist auch, dass künftig auch Vermieter, die von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen und an andere Unternehmer vermieten, zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind.

Für Dauerschuldverhältnisse, wie z. B. Mietverhältnisse, soll es ausreichend sein, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Der Mietvertrag kann als Anhang beigefügt werden oder aus dem Inhalt der E-Rechnung hervorgehen.

Trotz der neuen Pflicht gibt es Übergangsregelungen: Unternehmen haben bis Ende 2026 die Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zu versenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Für Kleinunternehmen mit einem Umsatz von maximal 800.000 EUR im Jahr 2026 verlängert sich diese Frist sogar bis Ende 2027. Verwalter müssen sich jedoch jetzt schon auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereiten, da hierfür keine Übergangsfrist besteht.

Anforderungen an Immobilienverwalter

Um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen, müssen Immobilienverwalter rechtzeitig verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

1. Software für den Versand und Empfang von E-Rechnungen: Verwalter sollten sicherstellen, dass sie über geeignete Softwarelösungen verfügen, die die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglichen. Viele moderne Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten diese Funktionen bereits. Es ist ratsam, die vorhandenen Systeme zu überprüfen und gegebenenfalls nachzurüsten.

2. Archivierung von E-Rechnungen: E-Rechnungen bringen erweiterte Archivierungspflichten mit sich. Die Rechnungen müssen im Originalzustand aufbewahrt werden (Unveränderbarkeit) und jederzeit maschinell auslesbar sein, um bei einer Betriebsprüfung zugänglich zu sein. Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Dokumententyp zwischen sechs und zehn Jahren.

3. Versand über sichere Kanäle: Der Versand von E-Rechnungen kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter per E-Mail (mit einer strukturierten Datei im Anhang), über spezielle Unternehmensportale oder direkt über Buchhaltungssoftware, die den Versand automatisiert und sicherstellt, dass die Rechnung im richtigen Format übermittelt wird.

   
   

Vorteile der E-Rechnung für Immobilienverwalter

Trotz des anfänglichen Aufwands zur Umstellung bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind:

• Zeitersparnis: Durch den Einsatz eines DMS können Dokumente schnell und einfach wiedergefunden werden, wodurch manuelles Suchen entfällt und die Rechnungsprozesse beschleunigt werden.

• Automatisierung der Rechnungsprozesse: Viele DMS bieten Funktionen zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen. E-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt und automatisch verbucht werden, was Zeit spart und Fehler minimiert.

• Gesetzeskonforme Archivierung: Moderne Softwarelösungen erfüllen die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung. Die Dokumente sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt und mehrfach gesichert.

• Flexibilität und Mobilität: E-Rechnungen ermöglichen es Immobilienverwaltern, jederzeit und überall auf ihre Dokumente zuzugreifen, was insbesondere für die oft mobil arbeitenden Verwalter von Vorteil ist. Flexible Arbeitswelten tragen zur Mitarbeiterbindung bei.

• Sicherheit: Elektronische Dokumente sind vor Gefahren wie Feuer, Diebstahl oder Verlust durch unsachgemäße Lagerung geschützt. Moderne Systeme sorgen für regelmäßige, automatische Datensicherungen.

Zusätzlich plant das BMF, Unternehmen mit einem kostenlosen Tool zur Erstellung und Anzeige elektronischer Rechnungen zu unterstützen, das vor dem 1. Januar 2025 bereitgestellt werden könnte. Dies könnte insbesondere für Unternehmen interessant sein, die noch keine E-Rechnungsfähige Software im Einsatz haben.

Rechnungskorrekturen

In der Praxis kann es notwendig werden, Rechnungen nachträglich zu korrigieren. Auch für E-Rechnungen ist dies möglich, wobei die Korrektur in der vorgeschriebenen elektronischen Form erfolgen muss. Das bedeutet, dass fehlende oder fehlerhafte Informationen nicht in einer anderen Form übermittelt werden dürfen. Sollte die Bemessungsgrundlage geändert werden, ist keine Anpassung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung erforderlich.

Fazit

Die Implementierung der E-Rechnung in die Büroorganisation ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance zur Effizienzsteigerung. Unabhängig von den gesetzlich festgelegten Fristen steigt der Druck zur Umstellung, da viele Unternehmen bereits E-Rechnungen nutzen. Eine frühzeitige Implementierung erleichtert die fristgerechte Anpassung an die neuen Anforderungen, sodass Verwalter gut gerüstet in die Zukunft gehen können.

Über die Autorin:

Wirtschaftsjuristin Laura Eckert-Rinallo ist seit vielen Jahren in der Immobilienwirtschaft als Referentin, Speakerin sowie Expertin für Makler- und Verwalterfortbildungen bekannt.

Ihre langjährigen praktischen Erfahrungen, die sie in der Rechtsabteilung eines großen Immobilienkonzerns sowie während ihrer Tätigkeit in der Immobilienvermittlung und Immobilienberatung (Eckert-Rinallo Immobilien) sammelt und bereits gesammelt hat, lässt sie regelmäßig in ihre Seminare einfließen und verhilft den Teilnehmenden somit praxisnah durch Wissensvorsprung zum Erfolg. Darüber hinaus ist sie als Dozentin an einer Technischen Hochschule tätig, wo sie, abgesehen von klassischen Vorlesungen, auch umfangreiche immobilienwirtschaftliche Praxisprojekte mit namhaften Unternehmen betreut.

Derzeit promoviert sie parallel im mietrechtlichen Bereich und verfasst für einen Fachverlag ein Buch zum Thema „WEG-Verwaltung“.

2023 war Sie für den renommierten Deutschen Immobilienpreis nominiert.

2024 wurde Sie mit dem MAT-Award der Immobilienbranche ausgezeichnet.

Seit Juni 2024 ist sie Host und Moderatorin der Facebookgruppe „Verwaltersprechstunde“ mit über 1.200 Mitgliedern.

Laura Eckert-Rinallo | LinkedIn