Heizkostenverordnung: Pflicht zur Verbrauchsabrechnung bei Wärmepumpen – Nachrüstfrist endet am 30.09.2025

Seit dem 1.10.2024 müssen Heiz- und Warmwasserkosten in Mehrfamilienhäusern mit überwiegender Wärmepumpenversorgung verbrauchsabhängig verteilt werden.

Für Gebäude, in denen zum Stichtag noch keine Verbrauchserfassung vorhanden war, läuft die Nachrüstfrist am 30.09.2025 ab (§ 12 Abs. 3 Heizkostenverordnung). Ab dem ersten Abrechnungszeitraum nach Installation ist zwingend verbrauchsabhängig abzurechnen. Erfolgt dies nicht, steht Nutzern ein Kürzungsrecht von 15 % auf ihren Kostenanteil zu.

Zusatzpflichten bei Bruttowarm- und Inklusivmieten

Besteht in einem mit Wärmepumpe versorgten Gebäude mindestens ein Mietverhältnis mit Bruttowarm- bzw. Inklusivmiete, muss der Eigentümer vor Beginn des ersten Abrechnungszeitraums nach dem 30.09.2025 folgendes ermitteln (§ 12 Abs. 3 S. 3 HeizkostenV):

• den Durchschnitt der jährlichen Wärme- und Warmwasserkosten der Jahre 2022–2024 und

• den flächenbezogenen Anteil jeder Einheit an diesem Durchschnitt.

  
  

Diese Werte dienen der Umstellung der Vertragsstruktur auf eine Brutto- oder Nettokaltmiete und zur Festlegung angemessener Heizkostenvorauszahlungen.

Kernelemente der HeizkostenV-Änderungen 2024 (Wärmepumpe)

• § 7 HeizkostenV: Stromkosten zur Wärmeerzeugung sind als umlagefähige Kosten ausdrücklich erfasst.

• § 9 HeizkostenV: Wärmepumpen werden als Energiequelle der gemeinsamen Erzeugung von Wärme/Warmwasser benannt; deren Kosten sind zu verteilen.

• § 11 HeizkostenV: Das frühere Privileg entfällt; Wärmepumpen sind keine Ausnahme mehr von der verbrauchsabhängigen Abrechnung.

• § 12 HeizkostenV: Nachrüstung geeigneter Erfassungsgeräte bis 30.09.2025, um die Verbrauchsabrechnung überhaupt zu ermöglichen.

  
  

Rückblick: Novelle 2021 – technische und Informationspflichten

• Fernablesbarkeit (§ 5):

  Neu eingebaute Geräte seit 12/2021 müssen fernablesbar sein (Walk-by/Drive-by ausreichend).

  Nicht fernablesbare Altgeräte sind bis 31.12.2026 nachzurüsten/zu ersetzen (Ausnahmen bei Unmöglichkeit/unbilliger Härte).

• Interoperabilität & Smart-Meter-Gateway:

  Seit 1.12.2022 neu installierte fernablesbare Systeme müssen interoperabel sein und sicher an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können.

  Für bis 30.11.2022 installierte fernablesbare Ausstattung gilt eine Nachrüstfrist bis Ende 2031 (§ 5 Abs. 4)

• Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI):

  Bei fernablesbaren Geräten ist monatlich zu informieren. Zusätzlich sind mit der Jahresabrechnung u. a. Brennstoffmix, Steuern/Abgaben sowie Vorjahresvergleiche mitzuteilen.

• Sanktionen:

  Für Verstöße gegen Installations-/Informationspflichten: 3 % Kürzung je Pflichtverstoß.

  Unabhängig davon bleibt die 15 %-Kürzung bei fehlender verbrauchsabhängiger Abrechnung bestehen (§ 12 Abs. 1 Nr. 1).

  
  

Fazit: Handlungsbedarf für Vermieter und Verwalter hinsichtlich Heizkostenverordnung

Praxischeck bis 30.09.2025

1. Versorgungsart prüfen: Überwiegt die Wärmepumpe (≥ 50 %)?

2. Messausstattung einbauen/ergänzen: Geräte für Wärme und Warmwasser, geeignet zur verbrauchsabhängigen Erfassung.

3. Technik-Compliance sicherstellen: Fernablesbarkeit, Interoperabilität und SMGW-Fähigkeit (Fristen beachten).

4. Prozesse für UVI aufsetzen: monatliche Mitteilungen rechtssicher organisieren (Brief, E-Mail, Portal/App mit Benachrichtigung).

5. Vertragsumstellung vorbereiten: Bei Bruttowarm-/Inklusivmieten Durchschnittskosten 2022–2024 ermitteln, flächenbezogen zuordnen, neue Kaltmiete und Vorauszahlungen kalkulieren.

6. Dokumentation & Kommunikation: Maßnahmen, Fristen und Informationswege nachvollziehbar festhalten; Nutzer rechtzeitig informieren.

Über die Autorin:

Laura Eckert-Rinallo auf dem Deutschen Immobilientag des IVD

Wirtschaftsjuristin Laura Eckert-Rinallo ist seit vielen Jahren in der Immobilienwirtschaft als Referentin, Speakerin sowie Expertin für Makler- und Verwalterfortbildungen bekannt.

Ihre langjährigen praktischen Erfahrungen, die sie in der Rechtsabteilung eines großen Immobilienkonzerns sowie während ihrer Tätigkeit in der Immobilienvermittlung und Immobilienberatung (Eckert-Rinallo Immobilien) sammelt und bereits gesammelt hat, lässt sie regelmäßig in ihre Seminare einfließen und verhilft den Teilnehmenden somit praxisnah durch Wissensvorsprung zum Erfolg. Darüber hinaus ist sie als Dozentin an einer Technischen Hochschule tätig, wo sie, abgesehen von klassischen Vorlesungen, auch umfangreiche immobilienwirtschaftliche Praxisprojekte mit namhaften Unternehmen betreut.

Derzeit promoviert sie parallel im mietrechtlichen Bereich und verfasst für einen Fachverlag ein Buch zum Thema „WEG-Verwaltung“.

2023 war Sie für den renommierten Deutschen Immobilienpreis nominiert.

2024 wurde Sie mit dem MAT-Award der Immobilienbranche ausgezeichnet.

Seit Juni 2024 ist sie Host und Moderatorin der Facebookgruppe „Verwaltersprechstunde“ mit über 1.800 Mitgliedern.